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Archivos

Los sujetos obligados deberán preservar los documentos en archivos administrativos organizados y actualizados de conformidad con las disposiciones de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información del Estado de Nuevo León, y demás disposiciones aplicables.

De igual manera deberán adoptar medidas para proteger los sistemas o archivos de información contra los riesgos naturales, como la pérdida accidental o la destrucción por siniestro, y contra los riesgos humanos, como el acceso sin autorización, la utilización encubierta de datos, la contaminación por virus informáticos u otras causas de naturaleza similar a las enunciadas.

En el manejo de los documentos, los sujetos obligados deberán observar los principios de disponibilidad, eficiencia, localización expedita, integridad y conservación.

Para estos efectos se entenderá por:

Archivo: Es el conjunto ordenado de información, en forma electrónica o documental, que obra en poder de los sujetos obligados.

Archivo de Trámite: Conjunto de documentos generados y/o acumulados, los cuales son utilizados para las funciones cotidianas de una autoridad, órgano, organismo o entidad.

Archivo de Concentración: Son los documentos generados por los sujetos obligados que no se encuentran activos, pero que por el contenido de la información son consultados de manera ocasional y es necesaria su conservación por un tiempo determinado hasta que se valore y decida si son eliminados o tienen la importancia suficiente para ser considerados como documentos históricos.

Archivo Histórico: Es el lugar donde se depositan los documentos cuya vida activa ha concluido y que por el valor de la información que contienen los documentos o expedientes son seleccionados para su permanente conservación.

Fondo: Es la totalidad de los documentos, con independencia de su forma o medio, creados orgánicamente, acumulados y usados en el curso de las actividades y funciones de una autoridad, órgano, organismo o entidad.

Gestión Documental: Es el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos o expedientes en un órgano, organismo, dependencia o entidad, permitiendo la recuperación de información, determinando el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminando los que ya no son de utilidad y asegurando la conservación indefinida de los documentos más valiosos, todo ello aplicando los principios de racionalización y economía.

Sección: Es la subdivisión de un fondo que contiene un cuerpo de documentos relacionados correspondientes a subdivisiones administrativas.

Serie Documental: Son los documentos o expedientes organizados de acuerdo con un sistema de archivos, o que son conservados formando una unidad como resultado de una misma acumulación.